Wer einlädt, bezahlt Unterkunft, Verpflegung und alles, was vor Ort anfällt. Darum gibt er auch vorher Bescheid und sagt, wie groß die Delegation sein darf, die zu Gast kommen wird. Die Reise bezahlen die Reisenden, beziehungsweise die Städte, die sie aussenden. Wenn man eine Einladung ausspricht, muss man damit rechnen, dass die nächste Gegeneinladung einen entsprechenden Umfang haben wird und ähnlich viele Gäste eingeladen werden. Auch das kalkuliert man ein und überlegt sich, für wie viele Abgesandte man die Reise wird bezahlen können oder wollen.

Das erste Zugriffsrecht hat die Oberbürgermeisterin. Darauf folgen die ehrenamtlichen Bürgermeister. Alle im Rat der Stadt vertretenen Fraktionen dürfen Abgesandte benennen, im Proporz zu ihren Sitzen. Sollte niemand reisen wollen aus einer Fraktion, kann sie für diese Plätze Vertreter einer anderen Fraktion benennen. Je nach Umfang der Delegation können auch Rats-Externe eingeladen werden

Partnerstädte kann man nutzen, um Fördergelder zu beantragen. Vor allem viele EU-Gelder beruhen auf länderübergreifenden Projekten. Manche Partnerstädte nutzen das klug, haben viele Städtepartnerschaften und einen Stab von Leuten, die sich darum kümmern.

Die dänischen Schulen stehen in Konkurrenz zueinander. Wenn die Schule mit einer Schülerreise werben möchte, so hat sie es leichter, wenn sie beispielsweise eine Reise nach Hamburg im Programm führt. Eine solche Reise gilt als attraktiver als ein Schüleraustausch mit Delmenhorst, obwohl, im Sinne der Völkerverständigung, ein Schüleraustausch sehr viel nachdrücklicher wirkt.

Es ist natürlich interessant, welche Ziele die Gastgeber für ihre Gäste wählen. In Borisoglebsk beispielsweise wurde ein Kindergarten mit eigenem Schwimmbad besucht. In Borisoglebsk werden Kühlaggregate für Gaspipelines gefertigt.

Für diejenigen, in deren Händen die gegenseitigen Besuche liegen, ist die Frage der Gastgeschenke immer eine Herausforderung. Die Industrie der personalisierten Massenwaren bringt vieles hervor, das man austauschen kann. Aus Eberswalde wurde einmal ein Paket mit Wurstwaren geschenkt, das scheint positiv in Erinnerung geblieben zu sein. Aus Eberswalde gibt es unter den Gastgeschenken auch einen großen Brocken, einen Stein, schwer zu bewegen, ebenfalls eine humorvolle Idee. In Delmenhorst gibt es die Allonnestraße, die Lubliner, Borisoglebsker, Eberswalder und Koldinger Straße, sämtlich Anliegerstraßen in Wohngebieten mit Einfamilienhäusern.